Tuntuuko sinusta siltä, että päivän työskentelystä huolimatta et saanut juuri mitään valmista aikaan? Tunne näyttää olevan varsin yleinen etenkin asiantuntijatyötä tekevillä, kun työt eivät aina ole selkeästi mitattavissa. Asioiden selvittely ja taustoittaminen vie paljon aikaa, eikä jäljelle jää välttämättä yhtään konkreettista näkyvää jälkeä tehdystä työstä. Kyse on siis työn ominaisuuksista.
”On niin kiire , ettei ehdi tehdä mitään. ”
Kiireen tunne
Yleisimmin tilanne johtuu kuitenkin kiire en tunteesta. Tehtäviä satelee ovista ja ikkunoista niiden jo valmiiksi keskeneräisten päälle. Päätöksiä joutuu odottelemaan ja ”roikotettavien” asioiden määrä kasvattaa stressiä vieläkin pahemmaksi. Ja sitten kun kaikki tieto olisi saatavilla, tietojärjestelmien katkokset koettelevat sietokykyä viemällä viimeisen käytössä olevan hetken asetettujen aikataulujen saavuttamiseksi.
Aikataulut pettävät ja kaaos laskeutuu priorisoitavaksi. Ja koska on niin paljon töitä, ei kiire eltään ehdi edes priorisoimaan, vaan tehtävät hoidetaan siirtymällä aina sinne missä palaa pahimmin. Toisaalta kiire ellä on myös se tehokkuutta äärimmäisesti lisäävä ominaisuus – ”viime tippa” – jossa asiat tuntuvat taianomaisesti pikavauhdilla ratkeavan ja aikataulut saadaan kirittyä umpeen, tai ainakin selityksen mittaisiksi.
Kaikessa kaaoksessa alkaa tuntua siltä, että muisti pätkii ja keskittymiskyky on supistunut muutamien minuuttien purskeiksi. Asiat luisuvat ohi ”korvien” ja ahdistus valtaa mielen. Pelko muistisairaudesta välähtelee mieleen ja huoli tulevaisuudesta pujahtaa sekoittamaan pakkaa entisestään.
Lisäksi takaraivossa jyskyttää jatkuvaan muutokseen liittyvä huoli uusien asioiden hallinnasta. Miten kaaoksesta voi selvitä?
Mikä sitten aiheuttaa kiire ttä?
Tietysti ne todelliset työt vaikuttavat kiire eseen ja kiire en tunteeseen. Varsinkin muutostilanteessa töitä on paljon ja tulosta odottavia osapuolia enemmän kuin tarpeeksi. Asiat muutostilanteessa eivät myöskään ole aina rutiinityöllä ratkaistavissa, vaan selvitystyötä on tehtävä huomattavasti enemmän kuin tavallisesti.
Toinen näkökulma kiire en syntyyn onkin sitten aika kotikutoisen oloinen, ainakin mikäli uskomme alan tutkimuksia (ja miksemme uskoisi).
Tutkimusten mukaan ihminen käyttää työpäivästään tehokkaaseen työhön maksimissaan kuusi tuntia. Alhaisimmillaan luku on kaksi tuntia, joten luppoaikaakin näyttäisi useimmiten melko ruhtinaallisesti olevan. Mihin aikamme sitten kuluu?
Ajansyöjät
Sähköpostien hoitamiseen kuluu tutkimusten mukaan 5-20 tuntia/viikko. Palaverit syövät työajastamme keskimäärin kolmanneksen. Joku totesi aikoinaan palavereista tyhjentävästi, että muuten ne olisivat ihan OK, mutta ne kestävät liian pitkään, niissä käsitellään vääriä asioita ja mukaan on kutsuttu asioiden käsittelyn kannalta väärät henkilöt.
Työajasta 25 % kuluu kateissa olevien tai huonosti tunnistettavien ja löydettävien tietojen metsästykseen. Muihin kuin työtehtäviin työajasta kuluu työpäivästä kaksi tuntia. Näitä ei siis kannata suoraan laskea yhteen, sillä luvut on repäisty eri tutkimuksista, mutta selkeästi suuntaa antaviahan ne ovat.
Keskeytykset
Lisäksi päivämme hajoaa erilaisiin keskeytyksiin. Olemme säätäneet suhteemme viestiliikenteeseen kiire ellisyyttä korostavaksi. Puhelin soi jatkuvasti, myös palavereissa, jolloin se ”kätevästi” katkaisee kokouksen kulun ja siirtää muut osallistujat ”pitoon”. Tekstiviestit saattelevat varsinkin puheluita johon emme pysty heti vastaamaan. Niihin tietysti pitää vastata heti, jotta mielemme rauhoittuisi. Sähköpostit plinahtelevat iloisesti ja kollaboraatiotyökalujen ilmoitukset pompahtavat ruudulle yhtä vastaansanomattomasti. Henkilökohtaiset sähköpostitkin saapuvat ilostuttamaan päiväämme näppärästi suoraan älypuhelimemme näytölle. Ja nämä kaikki on tietysti tarkistettava välittömästi, ettei mitään tärkeää menisi ohi. Pahimmassa tapauksessa sähköpostimme käyttöä saattelee myös ominaisuus, jossa postilaatikon ollessa täyttymässä, jossain vaiheessa saapunutta sähköpostia alkaa seurata huomioviesti siitä, että sähköpostitilasi on täyttymässä (normaalikäytöllä ehkä hieman yli puolen vuoden kuluttua). Näin sähköpostimme täyttyykin pikavauhtia ja joudumme tekemään ylimääräistä työtä lisätilan avaamiseksi sähköpostitilille.
Matkapuhelin
Tutkimuksissa on todettu, että ihminen katsoo kännykkäänsä päivässä keskimäärin 150 kertaa ja tarkastaa sähköpostinsa 100 kertaa. Ja aina kun äärimmäisen herkiksi säätämämme sähköpostien ja viestien saapumisilmoitukset kilahtavat, keskeytämme toimintamme ja ajatuksemme suuntautuu muualle. Pyrimme useimmiten vastaamaan puhelimeenkin aina sen soidessa, vaikka meillä olisi kesken äärimmäistä keskittymistä vaativa tehtävä, tai vaikkapa se palaveri. Ja taas keskeytämme ajattelumme. Tutkimuksissa havaittu työn keskeytyminen tapahtui 11 minuutin välein. Ongelmalliseksi asian tekee se, että tutkituilta vei 25 minuuttia päästä keskeytyksen jälkeen takaisin tarvittavaan asiantuntijamoodiin. Noin puolet keskeytyksistä johtui henkilön omasta toimintatavasta. Eli joudumme käytännössä tekemään samat työt useaan kertaan. Näissä kehyksissä ei ole tavatonta, että jossakin vaiheessa tulee kiire .
Lykkäämisvimma
Yksi tavallisimmista ajansyöjistä on lykkäämisvimma. Hankalan tai vaikean asian suorittamista lykätään usein jopa sinne ”viime tippaan” saakka. Sen sijaan suorittelemme vähemmän tärkeitä bulkkitehtäviä, niistä saa pikaisemman tyydytyksen koska saamme nopeasti valmista ja näkyvää aikaan. Samalla tulemme lisänneeksi paitsi tulevaa työtaakkaa, myös omaa stressitasoamme.
Mitä sitten voisi tehdä?
Työn jaksottaminen
Yksi tärkeimmistä asioista on varmasti oman toiminnan tarkoituksenmukainen jaksottaminen. Jos on aamu-uninen ja saapuu puolihorteissaan työpaikalle, ei varmaankaan ole otollisin hetki tehdä kaikkein vaativimpia töitä aamuisin. Silloin kannattaa keskittyä niihin rutiinin avulla suoritettaviin tehtäviin, joissa ajatuksen ei tarvitsekaan pysyä kasassa. Samalla voimme hoitaa viestiliikenteemme, vastata puheluihin heti ja käydä tarkastamassa sähköpostimme.
Sitten kun paras vireystila on päällä, on hyvä hetki siirtyä niihin vaikeisiin ja tiukkaa keskittymistä vaativiin tehtäviin. Tällöin tehokkainta on laittaa puhelin äänettömälle ja sulkea sähköpostien ilmoitusäänet pois keskittymistä häiritsemästä. Oven sulkeminen kertoo muille, että nyt on töissä sellainen hetki, että keskeytykset eivät ole suotavia. Mahdollisten keskeytysten jälkeen kannattaakin palata välittömästi kesken olevaan asiaan, eikä jäädä hoitamaan juuri annettua tai vastaanotettua tehtävää, koska asioiden mieleen palauttaminen on siten hivenen helpompaa.
Priorisointi
Lykkäämisvimmaa pystyy hillitsemään luokittelemalla tehtävät tärkeys- ja kiire järjestykseen. Usein kiire ttä eniten aiheuttaa se, että lykkäämme niitä tärkeitä tehtäviä, joilla ei vielä ole kiire . Eli jos haluamme suunnitella työmme mahdollisimman tehokkaaksi, suoritamme ensiksi ne kiire elliset ja tärkeät tehtävät, jotka on pakko saada valmiiksi tänään ja sen jälkeen teemme ne tärkeät tehtävät, jotka on saatava valmiiksi lähitulevaisuudessa.
Usein hämäännymme tehtävien kiire ellisyydestä ja unohdamme, että kiire ellisyys ja tärkeys ovat kaksi eri asiaa. Kaikki kiire elliset tehtävät eivät ole tärkeitä, osan kiire ellisistä tehtävistä saattaa jopa pystyä jättämään kokonaan tekemättä. Ei kiire elliset, ei tärkeät tehtävät, pystyy usein deletoimaan kokonaan tai siirtämään jonnekin tulevaisuuteen, jos mahdollista luppoaikaa niiden tekemiseen sattuisi löytymään. Priorisointi kuuluu oleellisesti nykypäivän työnkuvaan. Asiantuntijaorganisaatiossa jokainen on itse paras työnsä priorisoija. Esimies kannattaa tietysti pitää tietoisena omista priorisoinneista.
Suunnittelu kannattaa
Kannattaa myös muistaa oivallinen sanonta ”työllä on taipumus venyä käytettävissä olevan ajan mittaiseksi”. Kannattaa siis tehdä itselle myös ajankäyttösuunnitelma, jossa asetetaan työlle kohtuullisen tiukka, mutta saavutettavissa oleva aikataulu. Näin ei jouduta altistumaan ”viime tipan” stressille. Ja ajankäyttösuunnitelmaahan kannattaa siis myös noudattaa.
Palaverit
Kun suunnittelet palaveria, mieti onko palaveri tarpeellinen. Jos on, varaa siihen vain se henkilöstö, jonka tilaisuudessa on oikeasti oltava. Laadi esityslista siten, että tärkeimmät asiat käsitellään ensin ja osa osallistujista voi mahdollisesti poistua kesken kokouksen. Älä hyväksy kokouksista myöhästymistä tai muita kokousta häiritseviä keskeytyksiä. Pyri pitämään kokous mahdollisimman lyhyenä. Vaadi osallistujia valmistautumaan kokoukseen ja valmistele kokous hyvin. Kokouksen kustannukset ovat melko suuria niiden osallistujamäärän vuoksi. Kymmenen minuutin myöhästyminen kymmenen hengen kokouksessa on noin tuhannen euron hintainen.
Sähköposti
Kun kirjoitat muille sähköpostia, mieti kenelle posti pitää lähettää ja yritä puristaa keskeinen viesti jo otsikkoon. Näin vastaanottajan on mahdollisimman helppoa tulkita jo otsikosta kannattaako viesti avata heti, myöhemmin vai ei ollenkaan.
Lopuksi
Keskeytykset saavat aikaan sen, että keskittymisemme herpaannuttua käyttömuisti tyhjentää itsensä, jotta voisimme täysin keskittyä keskeytyksen mukanaan tuomiin uusiin asioihin. Tämä on se kuuluisa osio muistista, jossa ihminen pystyy pitämään mielessään keskimäärin 2-5 asiaa.